KI-Check für gemeinnützige Organisationen

Eine Frist fällt meistens erst auf, wenn sie vorbei ist. Was dann verloren geht oder zurückgefordert wird, fehlt nicht einem Ertrag, sondern dem Zweck, und im schlimmsten Fall steht die Steuerbegünstigung im Raum. Die Übersicht liegt oft im Kopf einer Person. Im Audit für Gemeinnützige Organisationen ist genau das ein eigener Bereich: Sie beantworten dazu Fragen aus Ihrem Arbeitsalltag, und das Ergebnis zeigt, wo Automatisierung hier realistisch ansetzen kann.

Neben dem Bereich Förderanträge, Bewilligungen und Fristen unter anderem Mittelverwendung, Zweckbindung und Verwendungsnachweise, Spenden, Bestätigungen und Spenderkommunikation und Ehrenamtliche und Freiwillige. Insgesamt umfasst der Audit 16 Bereiche aus der Konfiguration für Gemeinnützige Organisationen – Leistungen, die Ihr Betrieb nicht erbringt, überspringt der Fragebogen.

Ja. Ihr Reifegrad wird dem Durchschnitt der bereits abgeschlossenen Audits aus derselben Branche gegenübergestellt. Solange dafür noch zu wenige Audits vorliegen, zeigt das Ergebnis einen neutralen Richtwert und weist ihn ausdrücklich als solchen aus, keine erfundene Branchenstatistik.

Für Vereine mit und ohne Beschäftigte, gemeinnützige Gesellschaften, Stiftungen mit eigener Tätigkeit, Nichtregierungsorganisationen, Organisationen im Umwelt-, Menschenrechts- und Kulturbereich, Wohlfahrts- und Sozialverbände auf Orts- und Kreisebene, Fördervereine, Freundeskreise und Selbsthilfeorganisationen, ob rein ehrenamtlich getragen oder mit hauptamtlicher Geschäftsstelle.

Entscheidend ist nicht die Rechtsform, sondern was Ihren Alltag bestimmt. Wer einen Pflegebetrieb, ein Krankenhaus, eine Schule oder eine Kita führt, findet den passenden Check bei den jeweiligen Branchen. Dort geht es um Dienstpläne, Dokumentation und Abrechnung dieser Einrichtungen. Dieser Check ist für den anderen Teil: Geschäftsstelle, Spendenwesen, Fördermittel, Gremien und Ehrenamt. Beides lässt sich nacheinander durchlaufen.

Nein, ausdrücklich nicht. Der Check befasst sich mit Abläufen, Fristen, Zuordnung, Nachweisen und Kommunikation. Er trifft keine Aussage zu Ihrem Zweck, zu Ihrer inhaltlichen Arbeit und zu deren Wirkung, und er vergleicht keine Projekte nach Wirkung. Wirkung lässt sich hier nicht in Geld beziffern, und der Bericht versucht es auch nicht.

Nein, und das ist eine der schärfsten Grenzen dieses Checks. Ausgeschlossen sind Empfehlungen, die Spenderinnen und Spender nach Spendenwahrscheinlichkeit einstufen, Großspenderpotenzial erkennen oder den Zeitpunkt, die Höhe und die emotionale Wirkung einer Spendenbitte optimieren, ebenso jede Bewertung von Mitgliedern oder Ehrenamtlichen nach Aktivität. Zulässig ist, was die Verwaltung erleichtert: erfassen, bestätigen, dokumentieren, erinnern, wiederfinden.

Der Fragebogen erhebt keine solchen Daten. Er fragt nur nach Abläufen. Und keine Empfehlung darf eine Einstufung, Priorisierung oder Auswahl von Menschen nahelegen, die Hilfe suchen, oder eine Prüfung der Hilfeberechtigung durch ein System. Wo eine Empfehlung Daten begleiteter Menschen berührt, benennt sie ausdrücklich die Anforderungen an den Datenschutz und wer die Entscheidung weiterhin selbst trifft.

Gerade dann. Ohne hauptamtliche Kräfte begrenzt der Bericht alle Handlungsfelder ausdrücklich auf einen Umfang, der neben einem Beruf leistbar ist: niemand bekommt hier eine Aufgabe zugewiesen, die eine halbe Stelle bräuchte. Und ein zweiter Maßstab kommt dazu: Was heute nur eine Person weiß und im privaten Ordner liegt, ist beim nächsten Vorstandswechsel weg. Empfehlungen, die diese Abhängigkeit verringern, wiegen hier schwerer als solche, die Zeit sparen.

Für einen rein ehrenamtlich getragenen Verein rund zehn Minuten, für eine Organisation mit Geschäftsstelle, mehreren Förderungen und eigener Beratungsarbeit etwas länger. Zuerst werden ein paar Eckdaten zur Organisation erfasst, danach richtet sich die Zahl der Fragen danach, was es bei Ihnen tatsächlich gibt. Wo eine Kennzahl abgefragt wird, gibt es immer die Antwort „weiß ich nicht“. Sie verschlechtert das Ergebnis nicht.

16 Bereiche: Mitglieder und Beiträge, Spenden und Bestätigungen, Förderanträge und Fristen, Mittelverwendung und Verwendungsnachweise, Projektarbeit, Arbeit mit Menschen, Ehrenamt, Hauptamt, Gremien und Beschlusswesen, Buchführung und Bereichstrennung, Gemeinnützigkeit und steuerliche Fristen, Öffentlichkeitsarbeit und Transparenz, Veranstaltungen, Kooperationen und Mittelweitergabe, Organisations-IT sowie KI-Nutzung und Regelung.

Nein. Es gibt kein Gewinnziel, und eingesparte Zeit ist niemals Erlös: sie ist zuerst Entlastung der Beteiligten, vor allem der Ehrenamtlichen und des Vorstands, und erst danach Zeit für den Zweck. Ehrenamtliche Zeit ist keine Kostenposition. Beziffert werden dürfen nur drei Dinge, und nur bei tatsächlich erhobenen Angaben: vermiedener Mittelverlust durch versäumte Fristen, nicht abgerufene bewilligte Mittel und entlastete Stunden, letztere ausdrücklich in Stunden.

Nein. Zum Gemeinnützigkeits-, Zuwendungs-, Vereins- und Stiftungsrecht, zur Zuordnung steuerlicher Bereiche und zu Fristen trifft der Check keine verbindliche Aussage, und er bestätigt weder eine Gemeinnützigkeit noch eine Förderfähigkeit noch eine eingehaltene Frist. Er sieht sich an, ob Ihre Abläufe organisatorisch tragfähig sind, und empfiehlt bei Lücken ausdrücklich fachkundige Prüfung.

Der Quick-Check mit KI-Reifegrad-Score, Einordnung und den drei wichtigsten Handlungsfeldern ist kostenlos. Der vollständige Bericht mit allen 16 Bereichen, wirtschaftlicher Einschätzung mit offengelegten Annahmen und priorisierter Roadmap kostet 149 €. Eine Registrierung ist nicht nötig; für die Zusendung wird nur eine E-Mail-Adresse gebraucht.